جلسهٔ شورای سیاست‌گذاری دومین جشنوارهٔ بین‌المللی عکس خیام با حضور دبیر و اعضای شورای سیاست گذاری جشنواره در محل خانهٔ هنر خیام برگزار شد و تصمیمات زیر در مورد این جشنواره اتخاذ شد:
۱. تصمیم بر این شد که شرکت‌کنندگان سایر کشورهای فارسی‌زبان شامل تاجیکستان و افغانستان نیز بتوانند از تخفیف در هزینهٔ ثبت‌نام، که برای شرکت‌کنندگان ایرانی در نظر گرفته شده، استفاده کنند.
از آنجا که شرکت‌کنندگان افغان توانایی خواندن خط فارسی را دارند سایت به گونه‌ای تغییر یافت که آنها هم بتوانند از همان صفحه‌ای که مربوط به شرکت‌کنندگان ایرانی و به خط فارسی است ثبت‌نام کرده اما کشور خود را افغانستان انتخاب کنند.
همچنین هزینهٔ ثبت‌نام را نیز می‌توانند به تومان واریز کنند. شرکت‌کنندگان تاجیک از صفحهٔ انگلیسی سایت ثبت‌نام خواهند کرد؛ ولی به جای ۲۰ دلار مانند شرکت‌کنندگان ایرانی ۸ دلار پرداخت خواهند کرد.
۲. از آنجا که برنامهٔ گالری‌های چهار فصل خانهٔ هنرمندان بسیار فشرده بوده و زمان تخصیص داده شده برای نمایشگاه آثار بر‌تر جشنواره یک ماه به تاخیر افتاده است، شورای سیاست‌گذاری تصمیم به تمدید جشنواره به مدت ۲۷ روز گرفت. تا شرکت کنندگان ایرانی بتوانند در صورت نیاز در این مدت آثار خود را تغییر دهند.
بنابراین سایت جشنواره برای شرکت‌کنندگان ایرانی تا ساعت ۲۴ روز دوشنبه ۲۷ مردادماه ۹۳ باز خواهد بود و متقاضیان جدید فرصت ثبت‌نام در سایت را داشته و تمامی شرکت‌کنندگان نیز تا پایان این مهلت می‌توانند عکس‌های خود را حذف، اضافه و یا تعویض کنند.
ثبت نام شرکت‌کنندگان بین‌المللی نیز مطابق برنامه‌ای که از ابتدا اعلام شده بود تا ۳۱ جولای (۹ مردادماه ۹۳) ادامه دارد. دبیرخانهٔ جشنواره با شناخت از شرکت‌کنندگان ایرانی و برای جلوگیری از ترافیک بالای ثبت‌نام در روزهای پایانی از ابتدا مهلت ثبت‌نام شرکت‌کنندگان ایرانی و بین‌المللی را متفاوت در نظر گرفته بود. این زمان تحت هیچ شرایطی تمدید نخواهد شد و سایت به صورت خودکار بسته می‌شود. لذا پیشنهاد می‌کنیم ثبت‌نام و تغییرات را به روز آخر موکول نکنید.
۳. دبیرخانهٔ جشنواره ضمن تشکر از دو هزار شرکت‌کننده از ۶۰ کشور که تاکنون با ارسال ۱۶ هزار عکس در جشنواره ثبت‌نام کرده‌اند، اعلام می‌دارد که برای احترام به شرکت‌کنندگانی که مطابق زمانبندی جشنواره ثبت‌نام کرده‌اند، در صورتی که مجموع امتیازات شرکت‌کنندگانی که کاندیدای دریافت جوایز بهترین شرکت‌کننده و بهترین شرکت‌کنندهٔ ایرانی هستند برابر باشد، شرکت‌کننده‌ای که زودتر ثبت‌نام کرده باشد برنده خواهد شد.
دبیرخانهٔ دومین دوره جشنواره خیام همچنین توجه تمامی شرکت‌کنندگان را به نکات زیر جلب می‌کند:
• در زمان واریز وجه به صورت آنلاین نباید از هیچ نوع فیلترشکن یا VPN استفاده کرد. این مسئله سیاست امنیتی سایت بانک‌هاست و ارتباطی به سایت جشنواره ندارد.
• در صورتی‌که گزارش پرداخت‌های آنلاین شما عبارت «پرداخت ناموفق» را نشان می‌دهد این عبارت به این معنی است که پرداخت شما ناموفق بوده است. پرداخت آنلاین در سایت بانک اتفاق می‌افتد و ارتباطی به سایت جشنواره ندارد. همانند استفاده از عابربانک، امکان خطا در سیستم بانکی وجود دارد. بنابراین اگر در طی پرداخت ناموفق پولی از حسابتان کسر شود بصورت خودکار در طی ۷۲ ساعت توسط بانک به حسابتان باز خواهد گشت. بنابراین می‌بایست پرداخت آنلاین را به صورت کامل انجام دهید. اگر پرداخت شما موفق باشد از سایت بانک به سایت جشنواره ارجاع داده می‌شوید و می‌توانید عکس‌های خود را آپلود نمایید.
• وبسایت جشنواره و پرداخت‌های آنلاین به خوبی کار کرده به طوری که در دو روز آخر بیش از ۷۰۰ نفر موفق به ثبت‌نام و پرداخت آنلاین شده‌اند. بررسی آمار سایت و تجربهٔ ناشی از پاسخگویی تلفنی نشان می‌دهد که شرکت‌کنندگانی که دچار مشکل پرداخت یا آپلود می‌شوند تکراری هستند و نشان‌دهنده اشکال در کامپیو‌تر، اینترنت یا عملکرد آنها و یا تلاش برای آپلود عکس‌هایی با سایز نامناسب بوده است. اغلب این شرکت‌کنندگان JavaScript را در تنظیمات مرورگر اینترنتی خود بسته‌اند و امکان دریافت پیغام‌های خطا و راهنمای سایت را ندارند. پیشنهاد می‌شود حتما پیش از ثبت‌نام، فراخوان را به دقت مطالعه نمایید.
• لطفا برای ثبت اطلاعات از مرورگرهای سافاری، اپرا و اینترنت اکسپلورر ۱۰ استفاده نکنید.
• به هیچ‌وجه توسط دو پنجره و به طور همزمان برای دو بخش عکس آپلود نکنید. ابتدا عکس‌های یک بخش را آپلود کرده و سپس به سراغ بخش بعدی بروید.
• در صورتی‌که بتوانید عکس‌های خود را در بخش «عکس‌های من» به درستی ببینید و عنوان عکس‌هایتان نیز درست باشد بدین معنی است که ثبت‌نام شما کامل بوده و نیاز به اقدام دیگری ندارید.
• امکان ثبت واریز آفلاین (مربوط به انتقال کارت به کارت و واریز در بانک) تا یک روز پیش از اتمام مهلت ثبت‌نام یعنی ۲۶ مردادماه جاری وجود دارد. توصیه می‌شود ترجیحا از روش پرداخت آنلاین استفاده کنید، اما اگر به هر دلیل می‌خواهید از واریز غیرآنلاین استفاده کنید اقدام لازم برای واریز پیش از روز آخر را انجام دهید.
• لطفا از ثبت‌نام‌های تکراری جدا پرهیز کنید چون از سایت پاک خواهند شد. در صورت فراموش کردن رمز عبور از قسمت Forget Password در سایت استفاده کنید. در صورت فراموش کردن نام کاربری با دبیرخانه تماس بگیرید.
• به زودی برنامهٔ کارگاه‌های آموزشی در کرج، تبریز و اردبیل اعلام خواهند شد.
دومین جشنوارهٔ بین‌المللی عکس خیام در چهار بخش با موضوعات: آزاد رنگی، آزاد تک رنگ، خلاقه (تغییر واقعیت) و سفر و نجوم برگزار می‌شود و علاقمندان تا ساعت ۲۴ روز ۲۷ مردادماه سالجاری می‌توانند پس از مطالعهٔ فراخوان برای ثبت‌نام به سایت جشنواره مراجعه کنند.
